Gestão de Projetos tem mesmo uma única definição?

Mais uma definição para ser decorada ou algo que pode mudar a minha vida?

Particularmente prefiro a segunda opção…

Prefiro e vi acontecer comigo!

Não estou aqui querendo dizer que fazer um curso em GP, necessariamente, vai mudar a vida das pessoas. O curso em si, não…

Que segurando o certificado da Pós em GP ganhamos super poderes… Nada disso!

O que estou afirmando é simples: Saber o que é gestão de projetos e pôr esse conhecimento em prática muda a vida das pessoas. É isso. Simples assim.

Mas por quê?

Vamos começar pela definição do PMI : (clique nesse link…)

“Gerenciamento de Projetos é  a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender seus requisitos.”

“Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados”

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Não é usual ver organizações consultando os astros para decidir o que fazer…

Também ninguém psicografa um plano ou faz mapa astral do projeto… (eu prefiro acreditar que não…)

Vamos ver alguns problemas típicos, que acontecem, quando não entendemos para que serve a gestão de projetos:

  • Estouros de prazos e/ou custos;
  • Insatisfação do cliente;
  • Dificuldades em gerenciar (entender, definir, negociar) o escopo;
  • As ações de gerenciamento são sempre, ou na maioria das vezes, reativas;
  • Administração caótica de recursos (horas extras, stress, absenteísmo, baixa produtividade)
  • Pouco tempo para o planejamento e consequente prejuízo na tomada de decisão;
  • Comunicação ineficiente;
  • Problemas aparecendo a toda hora;
  • Qualidade abaixo da esperada;
  • Não entendimento da complexidade do projeto;
  • Retorno sobre o investimento menor que o esperado ou, em alguns casos, nem conhecido.

Já viu isso acontecer?

Obviamente que vou escrever que investir em conhecimentos em Gestão de Projetos vai ajudar a melhorar muito todos esses aspectos/problemas.

Repare que escrevi “melhorar” e não “eliminar definitivamente”.

O foco deve ser: através do entendimento dos objetivos (do projeto) e de um caminho previamente estudado (planejamento), diminuir os riscos, coordenar recursos e atender as expectativas do cliente.

Uma dúvida recorrente é se Gestão de Projetos é Ciência, Arte ou Mágica (em alguns casos, Magia Negra…)

Mágica com certeza não. Ciência e Arte? Talvez um pouco de cada…

Gerenciar Projetos não é obra do acaso ou da intuição. Tem que ter método, clareza nos objetivos e determinação para seguir um plano previamente elaborado.

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De qualquer forma, uma Gestão de Projetos estruturada, madura e permeada por toda organização traz benefícios evidentes.

No gráfico a seguir podemos ver o resultado apresentado no último Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos:

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Resumindo, uma Gestão de Projetos estruturada, madura e permeada por toda organização pode:

  • Viabilizar prazos e custos menores para os projetos;
  • Otimizar recursos (humanos e materiais);
  • Tornar os projetos mais previsíveis, identificando riscos e oportunidades;
  • Aumentar as chances de entregar o resultado de acordo com as expectativas do cliente;
  • Melhorar o processo de tomada de decisão (antes, durante e depois), com maior foco nas métricas e sustentado por um planejamento adequado;
  • Tornar mais eficiente a comunicação;
  • Melhorar o ambiente de trabalho e a gestão da organização.

Mas para isso, sabendo que não existe almoço grátis,…

  1. Você precisará investir tempo, dinheiro e muito esforço para capacitar as equipes, desenvolver uma metodologia e mudar a cultura (nem que seja só um pouco) da empresa;
  2. A alta gestão da organização precisa estar comprometida. Isso é difícil no início, mas quando os resultados começam a aparecer, tudo fica mais fácil.

Para dar certo, algumas barreiras precisarão ser vencidas:

  • Percepção (dos funcionário, clientes, fornecedores…) errada de excesso de burocracia,
  • Crença que softwares resolvem tudo;
  • Medo dos funcionários (de perder o emprego ou de serem mais controlados);
  • Medo da alta gerência de perder o controle, a autoridade ou o poder;
  • Conflitos de poder, principalmente com gerências funcionais;
  • Que mais importante que planejar é fazer direito e bem feito (na hora do “vamos ver” eu me garanto!)
  • A crença de que todo mundo no Brasil é Juiz, Técnico de Football e Gerente de Projetos;

Vou apresentar agora duas definições. Na verdade é a mesma definição com apenas uma pequena (muito pequena mesmo) alteração entre elas, só que muda tudo.

[A] Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades , ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de satisfazer seus requisitos e alcançar as necessidades e expectativas dos participantes / envolvidos / interessados no projeto.

[B] Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades , ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de satisfazer seus requisitos e exceder as necessidades e expectativas dos participantes / envolvidos / interessados no projeto.

Veja se você percebe essa diferença e comente no Post o que, para você, muda de uma para outra e o que essa mudança pode causar.

Espero seus comentários!

Referências:

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9 respostas para “Gestão de Projetos tem mesmo uma única definição?”

  1. A palavra “ALCANÇAR” tem o sentido de atingir, agarrar, conseguir, conquistar uma meta. Já a palavra “EXCEDER” tem o significa basicamente ultrapassar um limite.
    Então, na definição de gestão de Projeto a palavra “ALCANÇAR” tem mais sentindo, pois o objetivo da Gestão de Projetos é alcançar ou conseguir as necessidades dos clientes e não ultrapassar o limite das necessidades.
    Com isso, a definição (A) está melhor colocada que a segunda (B).

  2. A definição da A atende mais o gerenciamento de projetos, pois caso um projeto exceda o que realmente o cliente quer, pode ser “perigoso” pois a expectativa vai ser sempre acima do que o combinado inicialmente, por isso tem que ser bem analisado pois o algo a mais pode trazer consumo de recursos desnecessários e afastar clientes quando o projeto for feito somente realiza dentro do que foi solicitado .

    Ex … na compra de algum produto a empresa oferece um brinde, todas as vezes que esse cliente for comprar vai pensar no algo mais, nesse casso o brinde.

  3. Entender o que é gestão de projetos vai muito além do “decorar para saber”. No segundo caso você pode até saber para o que serve mas não sabe como aplicar. Muito mais do que só saber uma definição, é entender como utilizar aquela ferramenta, aquela sabedoria em prol da sua vida profissional e pessoal.
    No ambiente profissional, a gestão de projetos pode ajudar muito uma empresa a estruturar melhor os caminhos que deve seguir para atingir determinados objetivos levando em consideração prazos e custos, além disso auxilia na organização dos projetos existentes para que os erros sejam minimizados.
    Em suma, a gestão de projetos traz benefícios a toda a empresa como os exemplos citados no texto acima, otimização de recursos, melhor definição de prazos e custos, aumenta a chance do projeto dar certo, a comunicação flui melhor e etc.

  4. Esse semestre estamos aprendendo muito sobre gestão de projetos, e falar da sua importância é essencial. Sem entender o que é essa gestão, é ser cego no tiroteio. Afinal de contas, o futuro do projeto é dependente de como ele será administrando antes e durante sua execução.

  5. A diferença entre “alcancar” e “exceder” pode ser entendido como o tal do Gold Plating, termo que eu aprendi nos post dos alunos de nossa turma. Projeto tem de entregar exatamente aquilo que foi acordado.

  6. Creio que “alcançar” o objetivo seja o correto para a definição, porém a palavra “exceder” não pode ser deixada de lado, afinal pode ser usada como negociação durante o projeto, e mesmo que não seja implementada, durante o planejamento deve ser feito um levantamento sobre o que poderia estar faltando no escopo, o que poderia ser melhorado, pois em algum momento que seja necessário barganhar com cliente, o tal “a mais” pode ajudar muito a contornar algumas situações que podem surgir durante o processo.

  7. Quando ha a troca da palavra alcançar para a palavra exceder muda o sentido em relação a a expectativa do cliente. Excedendo as expectativas uma vez não quer dizer que isso acontecerá todas as vezes, mas é isso que o cliente entende. Um projeto tem por objetivo alcançar as metas pre-estabelecidas, sem acréscimos.

  8. Quando é dito exceder, significa superar as expectativas do participante o que pode gerar risco na gestão do projeto. Pois uma vez em que o cliente receba algo a mais do que foi acordado ele sempre criará a expectativa do mesmo, sempre irá esperar algo a mais. Dessa forma um projeto que teria tudo para ser um sucesso se torna um fracasso uma vez que o cliente está acostumado com que suas espectativas sejam excedidas.

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